Problem percepcije
Prilikom razmišljanja o uvođenju ERP-a prva asocijacija da je skupo i komplikovano što je percepcija izgrađena uglavnom na primerima inostranih rešenja čija implentacija zaista može dostići vrlo visoke iznose.
Pitanje da li uvesti ERP i da li je skup se zapravo svodi na cost benefit analizu tj. za koje vreme će se vratiti uloženi novac u implementaciju ERP-a kroz optimizaciju poslovnih procesa, kvalitetnije izveštavanje i sl.
Šta zapravo čini cenu ERP sistema
Cenu ERP sistema čini sledeće pozicije:
- Cena licenci (trajni ili mesečni najam)
- Implementacija
- Obuka korisnika
- Održavanje i podrška
Cena ERP sistema nije fiksna, ona zavisi pre svega od veličine firme, broja i složenosti funkcionalnosti koji će se implementirati. Ovde je jako važno iskustvo implementatora koji pre svega treba dobro da poznaju rešenje koje implementiraju i da u fazi analize zajedno sa korisnikom odrede realan okvir u kome će se implementacija odvijati.
Najveća greška – fokus samo na cenu
Ako posmatrate ERP samo kao trošak a ne kao i investiciju gubi se sam smisao uvođenja ERP-a.
Takođe kao i u drugim oblastima često se odlučuje za najjeftiniju opciju implementacije potencijalnog ERP-a pa često takve implementacije ne uspeju jer uvođenje ERP-a ne mora biti skupo.
Za koga zapravo radim, za sebe ili za knjigovođu?
Ovo je takođe česta situacija u praksi gde korisnik nasleđuje i radi u ERP-u u kome radi i knjigovođa u situacijama kada postoji eksterno knjigovodstvo. Međutim u tim situacijama implementacija zapravo ne postoji i korisnik ne koristi rešenje u punom kapacitetu već samo do onog nivoa koji odgovara knjigovodstvenoj agenciji. Kod jednostavnijih poslovnih procesa to je i održiva opcija ali ako imate kompleksnije procese onda se ulazi u problem jer knjigovođe nisu implementatori i rešenje koje koristite ne unapređuje vaše poslovanje.
Koliko zapravo košta ERP (realni okviri)
Kao što je napomenuto cena implementacije zavisi od dosta faktora pa u nastavku možemo dati neke okvire u kojima su se do sada kretale implementacije razvrstane po složenosti firmi:
Mikro firma
- Bazična implementacija gde se akcenat stavlja na prelazak sa excel i papirnih evidencija.
- 1 do 2 korisnika.
- Mesečni najam od 20 do 40 Eur.
- Cena implementacije sa obukom od 60 do 160 Eur.
Mala firma
- Naprednije korišćenje softvera, više procesa, kompleksniji poslovni procesi, veći obim podataka.
- 2 do 6 korisnika.
- Mesečni najam od 40 do 100 Eur.
- Cena implementacije sa obukom od 160 do 500 Eur.
Srednja firma
- Naprednije korišćenje softvera, više procesa, kompleksniji poslovni procesi, veći obim podataka, uključena proizvodnja, napredno izveštavanje, dodatne analitike.
- 4 do 10 korisnika.
- Mesečni najam od 70 do 200 Eur.
- Cena implementacije sa obukom od 500 do 1500 Eur.
Kompleksni sistemi
U ovakvim implementacijama cena se određuje tek nakon detaljnije analize koja biva odobrena od strane klijenta.
Kako smanjiti cenu ERP implementacije
- Definišu se jasni ciljevi i realne mogućnosti.
- Ceo projekt se podeli na faze radi lakšeg prihvatanja od strane korisnika. Ovo je naročito važno kada su budući korisnici sistema opterećeni tekućim poslovima.
- Kvalitetna priprema podataka od strane korisnika. Trenutak uvođenja ERP ili zamena neodgovarajućeg softvera je trenutak za tkz “čišćenja podataka” gde se kvalitetnom pripremom nov sistem ne opterećuje podacima koji više nemaju značaj u poslovanju firme. Takođe dobra priprema uključuje i kvalitetno unošenje atributa i analitika koje će se kasnije koristiti u izveštavanju.
- Standardizacija procesa koji će se pratiti kroz ERP.
- Priprema korisnika kroz proveru da li nevezano za korišćenje ERP-a imaju adekvatna znanja o procesima i podacima sa kojima će raditi u ERP sistemu.
Kada ERP postaje „skup“
- Često se u praksi dešava da analiza i plan implementacije budu mnogo ambicoioznije postavljeni nego što su realne mogućnosti korisnika i zaboravlja se da bez kvalitenog učešća korisnika u implementaciji one često dožive neuspeh. Ovo je najčešći slučaj gde troškovi implementacije krenu nekontrolisano da rastu.
- Implementacija se zbog loše postavljenog plana oteže i određeni deo već održanih obuka se ponavljaju što opet dovodi do dodatnog trošenja sati samim tim i cena implementacije se uvećava.
- Nekvalitetna analiza i loše postavljen projekat iziskuju izmene projekta u samom procesu implementacije
- Korisnici koji treba da koriste ERP sistem nisu dovoljno upućeni u procese koje treba da vode i prate kroz ERP.
- Nekvalitetni podaci koji se importuju u sistem i zahtevaju kasniju reviziju i dodatno angažovanje da se optimizuju.
Kako Svera rešava ovaj problem
- Naš tim se sastoji od izuzetno iskusnih i kvalitetnih implementatora koji umeju da prepoznaju potencijalne probleme i iste reše pre nego li utiču na proces implementacije.
- Pre svake implementacije se klijentu predočava jasan plan implementacije i ukazuje se na potencijalne problematične stavke koje mogu da utiču na sam proces uvođenja ERP-a.
- Prilikom obuke iste se rade nad podacima koji su budućim korisnicima poznati. Takođe svaka se obuka snima i korisnik dobija personalizovan snimak za sve procese koji su obuhvaćeni implementacijom.
- Transparetan i jednostavan način prikaza svih troškova projekta gde korisnik na vrlo lak način može predvideti tačnu cenu koštanja implementacije.