U savremenom poslovanju, gde se efikasnost i brzina donosenja odluka nalaze u samom vrhu prioriteta, procesi poput transporta i administracije moraju biti digitalizovani. Jedan od najznačajnijih koraka u tom pravcu u Srbiji jeste uvođenje e-otpremnica – elektronske verzije tradicionalnih papirnih otpremnica koje prate robu kroz lanac snabdevanja.
Šta su e-otpremnice?
E-otpremnice su elektronski dokumenti koji služe kao dokaz o prevozu i isporuci robe. One sadrže sve informacije koje su ranije bile deo papirne otpremnice: vrstu robe, količinu, datum isporuke, podatke o pošiljaocu, primaocu i prevozniku. Njihova uloga je da pojednostave i ubrzaju administraciju, a istovremeno omoguće bolju kontrolu nad kretanjem robe.
Zakonske obaveze u vezi sa e-otpremnicama
U skladu sa Zakonom o elektronskim otpremnicama, sve pravne subjekte u Srbiji očekuje prelazak sa papirnih na digitalne otpremnice u narednim godinama. Ova obaveza stupa na snagu u sledećim terminima:
- Od 1. januara 2026. godine za subjekte javnog sektora
- Od 1. oktobra 2027. godine za subjekte privatnog sektora
To znači da će preduzeća koja se bave proizvodnjom, trgovinom, transportom ili logistikom morati da implementiraju sistem e-otpremnica i digitalizuju svoje poslovanje u skladu sa novim zakonodavstvom.
Ko je obavezan da koristi e-otpremnice?
E-otpremnice su obavezne za sve pravne subjekte koji raspolažu robom:
- Privatni sektor: Proizvođači, distributeri, maloprodaje i prevoznici koji upravljaju robom
- Javni sektor: Državne institucije koje raspolažu materijalnim sredstvima
- Transportne firme: Operateri prevoza koji na osnovu naloga klijenata prevoze robu
Bilo da se radi o internom transferu robe između magacina, isporuci ka krajnjem kupcu ili izvozu, e-otpremnica je obavezan dokument.
Transakcije koje zahtevaju e-otpremnice
Elektronske otpremnice su obavezne u svim poslovnim situacijama koje podrazumevaju fizičko kretanje robe. To uključuje prodaju robe krajnjim kupcima, bilo u maloprodaji, veleprodaji ili online prodaji. Takođe, distribucija između više skladišta iste firme zahteva izdavanje e-otpremnice kako bi se precizno dokumentovalo interno premeštanje zaliha.
Uvoz i izvoz robe su dodatne situacije u kojima je e-otpremnica obavezna jer omogućava praćenje prelaska granica i olakšava carinske i logističke procese. Prilikom prevoza robe između poslovnih partnera, e-otpremnica služi kao ključni dokument koji potvrđuje kretanje dobara.
Poslovanje sa javnim sektorom, uključujući isporuke državnim institucijama, takođe podleže zakonskoj obavezi korišćenja elektronskih otpremnica. Čak i u slučajevima kada roba samo prelazi iz jedne poslovne jedinice u drugu unutar iste kompanije, neophodno je dokumentovati to kretanje e-otpremnicom.
Zakon jasno definiše da u svim navedenim scenarijima otpremnice moraju biti u elektronskom formatu kako bi bile pravno validne i u skladu sa zakonskom regulativom.
Kako funkcioniše sistem e-otpremnica?
Centralni informacioni posrednik (CIP) je zadužen za sistemsku podršku elektronskih otpremnica.
Njegove funkcije uključuju:
- Sigurnu razmenu podataka
- Validaciju e-otpremnica
- Evidenciju i arhiviranje
- Pristup za sve strane: pošiljaoce, primaoce i prevoznike
Pošiljalac je dužan da e-otpremnicu pošalje pre početka transporta. Prevoznik mora preuzeti otpremnicu iz sistema. Primalac mora potvrditi prijem robe najkasnije u roku od 3 radna dana.
Ako to ne učini, e-otpremnica prestaje da važi posle 30 dana.
Papirna verzija e-otpremnice: izuzetak
Ako prevoznik nije korisnik elektronskog sistema, zakon dozvoljava štampanje spoljnog prikaza e-otpremnice, koji se prilaže uz robu. Ovo je izuzetak, a ne pravilo.
Kako ERP softver olakšava rad sa e-otpremnicama?
Uvođenje e-otpremnica ne bi trebalo da bude dodatno opterećenje za firme. Tu nastupa ERP softver kao što je Sverko, koji sve administrativne i logističke procese digitalizuje i automatizuje.
Glavne prednosti korišćenja Svera ERP rešenja za e-otpremnice:
- Automatsko generisanje e-otpremnica direktno iz naloga za isporuku
- Integracija sa magacinom, prodajom i transportom
- Povezivanje sa SEF-om i CIP-om radi potpune usklađenosti
- Praćenje statusa isporuke u realnom vremenu
- Brža i tačnija evidencija robe uz manju mogućnost grešaka
- Smanjena potreba za dodatnim zaposlenima u administraciji
Korisnici mogu biti sigurni da će SVEra, kao i do sada, blagovremeno odgovoriti na sve zakonske izmene i omogućiti nesmetan prelazak na novi režim poslovanja čim obaveza stupi na snagu.
Arhiviranje e-otpremnica
Zakon u Srbiji jasno definiše obaveze u vezi sa čuvanjem e-otpremnica. Subjekti javnog sektora dužni su da elektronske otpremnice čuvaju trajno, bez vremenskog ograničenja. S druge strane, subjekti privatnog sektora imaju obavezu da otpremnice arhiviraju najmanje 10 godina od dana kada su izdate.
Korišćenjem ERP softvera kao što je Sverko, proces arhiviranja postaje znatno jednostavniji. Sistem automatski vodi evidenciju svih otpremnica i drugih važnih dokumenata, omogućavajući brz pristup i potpunu kontrolu nad arhivom u svakom trenutku. Na taj način, kompanije ispunjavaju zakonske obaveze bez dodatnog administrativnog opterećenja.
Šta ako ne poštujete zakon?
Zakonske kazne za nepoštovanje obaveze uvođenja e-otpremnica su jasno definisane i mogu značajno uticati na poslovanje. One se odnose na tri glavne kategorije prekršaja:
- Nepostojanje validne otpremnice – ako roba započne kretanje bez prethodno izdate i evidentirane e-otpremnice
- Kašnjenje u slanju – kada se e-otpremnica ne izda pre početka kretanja robe
- Tehnička neusaglašenost – ukoliko otpremnica nije u skladu sa formatima i standardima koje propisuje CIP sistem
U praksi, to može dovesti do novčanih kazni, privremenih zabrana transporta ili dodatnih kontrola koje mogu usporiti poslovanje.
Zbog toga je od izuzetne važnosti da preduzeća na vreme započnu proces digitalizacije i uvedu ERP rešenje koje će automatski pratiti sve zakonske izmene i omogućiti pravovremeno izdavanje i razmenu e-otpremnica.
Baš to omogućava Sverko ERP, koji vam olakšava upravljanje otpremnicama i osigurava usklađenost sa svim regulatornim zahtevima.
Zaključak
E-otpremnice nisu samo zakonska obaveza, već alat za unapređenje poslovnih procesa. Uz pomoć savremenih ERP rešenja kao što je SVERA, firme mogu uštedeti vreme, smanjiti greške i unaprediti transparentnost u svom poslovanju.
Ako želite da se vaš prelazak na e-otpremnice odvije bez stresa i dodatnih troškova, zakažite BESPLATNE konsultacije sa našim timom na sajtu www.svera.rs.